Om competitief te blijven, moeten én willen wij mee met ontwikkelingen in de markt. Ook als het om software gaat
Gert van Hintum
directeur KSP Metaal
Om competitief te blijven, moeten én willen wij mee met ontwikkelingen in de markt. Ook als het om software gaat
Gert van Hintum
directeur KSP Metaal
Zorgvuldig gepland
“Om duidelijk inzicht te hebben in het aantal orders, de status van de orders en de aankomende leveringen, is een goed softwarepakket onmisbaar”, benadrukt Van Hintum. “Vooral in de machinebouw, waarin projecten zorgvuldig gepland moeten worden. Wij maken hiervoor gebruik van het MatrixProject CRM/ERP/MRP pakket waarin alle projecten worden verzameld, de kosten worden ingeboekt en de facturatie wordt bijgehouden.” Voor de constructiebouw, waarin iets meer ad hoc wordt gewerkt, maakt KSP Metaal gebruik van MatrixMetaal Calculatie. Bijvoorbeeld om snel de kiloprijs van de benodigde stalen balken te communiceren.
MatrixMetaal Calculatie en MatrixProject
“Van machinebouw tot constructiewerkzaamheden: wij starten iedere opdracht met een offerte”, vertelt Van Hintum. “Voor de constructiewerkzaamheden wordt deze offerte al enige tijd gemaakt in MatrixMetaal Calculatie. Op basis van de benodigde onderdelen en aantallen worden in deze software automatisch de transportkosten, vrachtkosten, conserveringskosten, et cetera bepaald. Hierdoor kunnen we nog scherper en correcter offreren.” Voor de machinebouw zijn er twee smaken. Zo komt het regelmatig voor dat herhaalorders geplaatst worden, waarvoor het aanmaken van een nieuwe inkooporder voldoende is. “Offerteaanvragen worden vaak nog op het spreekwoordelijke bierviltje gemaakt”, aldus Van Hintum. “Pas wanneer offertes echt opdracht worden, benutten we de mogelijkheden van MatrixProject. Hiervoor wordt steevast een nieuwe order aangemaakt en zo compleet mogelijk ingevuld. Bijvoorbeeld met de gewenste leverdatum, de startdatum van de werkvoorbereiding, het aantal deelprojecten en de bijbehorende deelleveringen. Daarmee functioneert MatrixProject direct als ons geheugen. Doordat alle werkvoorbereiders in het systeem kunnen inloggen, wordt tijd in communicatie en teambesprekingen bespaard. Bovendien wordt communicatieruis voorkomen.” De bestellingen worden nu nog niet vanuit MatrixProject geplaatst, maar hier is KSP Metaal wel mee bezig. “Begin mei hebben we nog een sessie gehad met Matrix Software om hier vervolgstappen in te zetten.”
Inzicht in de kosten
Eén van de belangrijkste voorwaarden voor een succesvolle onderneming is inzicht in de kosten, benadrukt van Hintum. “MatrixProject helpt ons hierbij. Zodra de productie start, wordt de tijdsregistratie per project bijgehouden. De productietijd wordt automatisch omgezet naar de juiste kostprijs. Bovendien worden alle materialen die we inkopen in MatrixProject ingevuld. Hierdoor kunnen we, zodra de productie gereed is, heel eenvoudig de kostprijsberekening compleet maken en projecten nacalculeren.”
Stappen richting de toekomst
De relatie tussen KSP Metaal en Matrix Software gaat terug tot 2008, het jaar waarin KSP Metaal werd opgericht. “De eerste jaren werkten we nog met een oudere softwareversie”, vertelt Van Hintum. “Anderhalf jaar geleden kwam hier verandering in en hebben we duidelijke stappen naar de toekomst gezet. We zijn twee softwareversies omhoog gegaan, van Matrix Software Orderregistratie naar versie 2.1 en 3.0. Op dit moment zijn we nog een beetje zoekende en halen we nog niet alles uit het softwarepakket, maar dat hoeft ook (nog) niet. Gelukkig is Matrix Software hier ook heel duidelijk in. We doen het op óns tempo. Dat waarderen wij enorm, wat tevens geldt voor de open communicatie. Er wordt heel goed geluisterd naar onze wensen én naar de dingen waar we tegenaan lopen. Dat geeft veel vertrouwen.”
De ambitie is er
In de toekomst wil KSP Metaal heel graag de planningsmodule die nu nog in Excel staat, overzetten naar MatrixProject. “En ook de inkoop willen we vanuit ons ERP-systeem regelen. Bovendien zijn er diverse mogelijkheden om MatrixProject te koppelen aan ons boekhoudsysteem. Kortom: er zijn nog mooie stappen te zetten”, aldus Van Hintum. “Maar met zeventien medewerkers, waarvan ‘slechts’ drie mensen op kantoor, is het lastig om hiervoor voldoende tijd te vinden. De ambitie is er zeker. Om competitief te blijven, moeten én willen wij mee met ontwikkelingen in de markt. Ook als het om machines en software gaat. De nieuwe generatie medewerkers vraagt hier ook om. Wij sorteren daar graag op voor.”
Over KSP Metaal
KSP Metaal is een zeer gewaardeerde toeleverancier van onder andere plaatwerk en constructiewerk in diverse staalsoorten, aluminium en roestvaststaal. In 2008 gestart als samenstel- en lasbedrijf, heeft het bedrijf een flinke ontwikkeling doorgemaakt. “Waar wij aanvankelijk enkelvoudige producten en halffabricaten van derden samenstelden, realiseren wij inmiddels ook eigen projecten in de lichte constructiesector”, vertelt mede-eigenaar en operationeel manager Gert van Hintum. “Van woningbouw tot hallenbouw en inclusief frames en ondersteuningen voor machines, die exact op klantmaat geëngineerd en geproduceerd worden.”
Om de groei en verbreding van haar dienstverlening te kunnen faciliteren, is KSP Metaal in 2012 verhuisd naar een pand van 1.000 m2 met een bovenloopkraan, waarin ook grotere en zwaardere werkstukken samengesteld konden worden. “In juni 2020 hebben we onze intrek genomen in een nieuw pand in Oss, dat zelfs beschikt over drie bovenloopkranen, 22 meter overspanning en tien ton hijscapaciteit”, aldus Van Hintum. “Bovendien kunnen we hier gebruik maken van zes zwenkkranen. In plaats van sec een lasmachine en een zaagmachine beschikken wij inmiddels ook over een kantbank en een CNC-plasmatafel waarmee we – naast de grote(re) werkstukken – ook zélf onze halffabricaten kunnen realiseren.” Toch is KSP Metaal haar werkzaamheden van weleer niet uit het oog verloren. “Juist de combinatie van kleine en grote werken spreekt ons enorm aan. Zowel in de constructie- als machinebouw, waarvoor nog altijd veel onderdelen worden aangeleverd. Met name op dit vlak is het bruggetje naar Matrix Software makkelijk te maken.”