Over BIM Ingenieurs Staalbouw Kozijnbranche Onderwijs Service Over Matrix Contact Login
Startpagina Kozijnbranche Producten MatrixKozijn - Orderreg.

Kozijnbranche


Nieuws Nieuwsarchief Klant aan het woord Activiteitenagenda Cursusagenda Cursus aanmelding Producten Downloads Links Info aanvraag

MatrixKozijn - Hout MatrixKozijn - Elementen MatrixKozijn - Kunststof MatrixKozijn - Opticalc MatrixKozijn - Orderreg. MatrixKozijn - CNC Productbrochures

Sitemap Disclaimer English version

MatrixKozijn - Orderregistratie


>Klik hier voor de productbrochure

Automatisering van offerte tot levering

MatrixKozijn Orderregistratie is speciaal ontwikkeld is voor kozijnfabrieken, die een bedrijfsbrede organisatieverbetering willen realiseren. MatrixKozijn Orderregistratie is bedoeld voor zowel de kleinere als grote timmerfabrieken. De programmatuur is modulair opgebouwd en de modules kunnen vaak los van elkaar worden gebruikt. Hierdoor is een start met MatrixKozijn Orderregistratie eenvoudig.

De technologische basis is ERP, een afkorting die staat voor Enterprise Resource Planning. Deze methodiek houdt in dat de orderadministratie van het gehele bedrijf, van eerste aanvraag tot en met bestellingen en nazorg, in een centrale database wordt opgeslagen en beheerd. Daarin vindt elke medewerker alle informatie die hij nodig heeft om zijn werk te doen.

MatrixKozijn Orderregistratie bestaat uit de volgende onderdelen:

Relatiebeheer

MatrixKozijn Orderregistratie bevat alle gegevens van alle relaties. Dit zijn opdrachtgevers maar ook leveranciers, en alle overige bedrijven die de moeite waard zijn om in te voeren. Een relatie kan zowel debiteur als crediteur zijn, zodat er geen dubbele gegevens ontstaan.

De contactpersonen van alle relaties, vormen samen het netwerk van een kozijnfabriek. Het is van groot belang om in een zo vroeg mogelijk stadium de juiste gegevens op te slaan, omdat hierdoor misverstanden en irritaties voorkomen kunnen worden. Privé-gegevens als huisadres, mobiele telefoon, huis-e-mail e.d., lopen moeiteloos mee in de registratie.

Contactregistratie

Iedereen die met MatrixKozijn Orderregistratie werkt, legt zijn contacten vast, zodat ze voor anderen in het bedrijf terug te vinden zijn. Contacten worden, afhankelijk van het soort contact, gelinkt met relaties, projecten, bestellingen, of met productieorders. Er is aan een contact altijd een contactpersoon van de klant en een medewerker van het bedrijf zelf verbonden. Bij het registreren van een contact kan de medewerker aangeven of het contact opgevolgd moet worden, en door wie.

Deze contacten kunt u natuurlijk ook gebruiken als klachtenregistratie op een bepaalde order. Contacten kunt u dus voor meerdere doeleinden gebruiken, u bent vrij alles zelf te richten. Verder kunt u een totaal overzicht opvragen van alle contacten en deze sorteren op de verschillende statussen. Vastleggen heeft pas nut als de opgeslagen informatie goed toegankelijk is voor iedereen die ermee te maken heeft, zodat de informatie kan worden gebruikt. Orderregistratie biedt optimale toegang via de gelinkte relatiekaart, orderkaart of de bestelling.

Het totaal van alle geregistreerde contacten, gaat gaandeweg een complete orderadministratie vormen, waarmee de bekende hangmappen feitelijk gedegradeerd worden tot een archief van hard-copies, dat steeds minder geraadpleegd zal worden.

Documentenbeheer

Documenten stelt u vanuit MatrixKozijn Orderregistratie automatisch samen en u hoeft niets dubbel in te voeren. Deze documenten worden met behulp van sjablonen samengesteld in Microsoft Word. Omdat er gebruik wordt gemaakt van Word, kunt u de opmaak van deze documenten zelf aanpassen aan uw eigen huisstijl. MatrixKozijn Orderregistratie neemt het bestandsbeheer voor u uit handen. Doordat u de documenten vanuit MatrixKozijn Orderregistratie aanmaakt worden ze direct op de juiste plek opgeslagen. Zoekt u een bepaald document dan kijkt u in MatrixKozijn Orderregistratie bij de betreffende relatie of order. Dit geldt ook voor CAD tekeningen of digitale foto’s.?

Projectbeheer

Het commerciële traject kunt u in MatrixKozijn Orderregistratie in zijn geheel volgen en beheren. Iedere aanvraag is snel en makkelijk in te voeren. Vanuit een centraal overzichtsscherm heeft u een overzicht op alle openstaande aanvragen en offertes. MatrixKozijn Orderregistratie biedt complete, op het timmerbedrijf
afgestemde functionaliteit voor het beheren van aanvragen en offertes. Dit heeft maximale grip op de commerciële fase tot gevolg.
Een project kan worden opgedeeld twee productgroepen, waarbij per productgroep een kostprijs kan worden bepaald. Het project “Garagebedrijf te Maarssen” kan bijvoorbeeld opgedeeld zijn in kozijnen en elementen. In MatrixKozijn Orderregistratie wordt dit gedaan m.b.v. deelprojecten.
Onder een project kunnen meerdere deelprojecten worden samengesteld waarmee u een perfect beheersbaar overzicht kunt creëren.

Indien het werk na één of meerdere offerterondes opdracht wordt, zou de samenstelling van het project weer kunnen wijzigen (de elementen zijn bijvoorbeeld geen opdracht geworden, de overige onderdelen wel). Er wordt vastgelegd welke versie van de offerte opdracht is geworden, en voor welk bedrag het werk is aangenomen. Tijdens de uitvoering, kan op dezelfde logische manier meerwerk aan het project worden toegevoegd. Door de directe koppeling met MatrixKozijn zijn de gebruikte materialen en manuren gekoppeld aan het project, waarmee de basis wordt gelegd voor een solide nacalculatie.

Productieaansturing

Een leverserie kan in zijn geheel in productie gaan maar er kunnen ook meerdere kleinere orders samengevoegd worden. Deze manier van werken verstoort minder het normale productieproces dan wanneer er meerdere kleine orders achter elkaar door het productieproces gevoerd worden. Daarnaast creëert het systeem van productieorders ook de mogelijkheid om alleen de ramen uit meerdere projecten samen te voegen zodat er een optimale productie kan plaats
vinden. De productieleider krijgt een totaaloverzicht van gereedstaande projecten die hij dan kan samenvoegen tot een productieorder. Vanuit de productieorder kunnen direct van alle te produceren onderdelen labels gegenereerd worden.

Inkoop

In kleinere kozijnfabrieken, zal de werkvoorbereider besluiten dat er vandaag een bestelling voor een bepaald werk moet worden gedaan, om nog op tijd te kunnen produceren. Deze werkvoorbereider kan vanuit de gereedstaande productieorder zijn materiaalbehoefte bepalen en tenslotte automatisch een bestelling genereren.
In grotere kozijnfabrieken, verloopt dit duidelijk anders, want daar is een inkoper verantwoordelijk voor het zo slim mogelijk (in de meeste gevallen zo laat mogelijk) bestellen van de nodige materialen. Deze inkoper denkt niet: ik moet vandaag een bepaald werk bestellen om op tijd te kunnen produceren. Hij denkt: “Wat moet ik vandaag allemaal bestellen en hoe kan ik dat het voordeligste doen?”. Ook voor deze categorie bedrijven biedt MatrixKozijn
Orderregistratie de functionaliteit om automatisch alle bestelbare artikelen bij elkaar te zoeken. Het gaat hierbij om de nog niet bestelde artikelen uit alle productieorders waarvan de werkvoorbereiding inmiddels gereed is.
Uit al deze artikelen kan de inkoper een selectie maken op bijvoorbeeld assortiment of leverancier, op productiedatum of op project, en deze vervolgens samenvoegen tot een bestelling. Deze bestelling kan bij verschillende leveranciers worden uitgezet en tenslotte bij één bepaalde leverancier geplaatst.
In de betreffende bestelorder wordt uiteraard bijgehouden welke materialen bij welke project horen. In de periode die dan volgt, beperkt MatrixKozijn Orderregistratie zich tot het controleren van de leverdatum. Bij overschrijding volgt een melding naar de verantwoordelijke inkoper.

Tijdregistratie

Hoewel tijdregistratie op zich iets is wat voornamelijk in het productieproces plaatsvindt, is het resultaat ervan het belangrijkste voor de boekhouding.
De uren die gemaakt worden in de productie worden geboekt op een productieorder. Naast rapportages voor de loonadministratie kunt u deze ook snel vergelijken met de voorcalculatie om te zien of een project op schema loopt. Een gedetailleerde beschrijving van deze module, is separaat
verkrijgbaar.

Inkoop/verkoopfacturen

Inkoopfacturen worden geboekt op de gedane bestelling. Omdat door de productie hier ook de inkomstenregistratie wordt ingegeven wordt direct zichtbaar of er iets speelt wat voor de facturering van belang is. Niet alleen na het afronden van het project maar ook tijdens de uitvoering ervan kunt u in MatrixKozijn Orderregistratie direct inzien of u op schema loopt. Worden er te veel uren besteed aan een onderdeel, kunt u hier maatregelen nemen om zo het project succesvol af te ronden.

In het onderdeel relatiebeheer worden naast de gebruikelijke NAW-gegevens ook de financiële gegevens bijgehouden. Deze gegevens worden gebruikt voor de koppeling naar de administratieve software. Omdat deze gegevens niet voor iedereen toegankelijk mogen zijn, wordt dit deel afgeschermd via een rechtensysteem.

Uit MatrixKozijn Orderregistratie kunt u automatisch de verkoopfacturen genereren. Dit kan vanuit de order maar ook vanuit de Relatie. Nadat u de factuurregels gespecificeerd hebt, kunt u via de documentkoppeling de factuur printen. Facturen worden eerst in concept aangemaakt en nadat ze akkoord zijn bevonden worden ze in het systeem “geboekt”.

Met de koppelingmodule voor financiele software is het mogelijk om de in MatrixKozijn Orderregistratie ingevoerde inkoopfacturen en verkoopfacturen te exporteren naar een financieel pakket. Deze export werkt op basis van journaalposten. Op dit moment worden de pakketen Accountview, Exact, Unit 4
multivers, grote beer en Factor ondersteund.


>Klik hier voor de productbrochure